L' ARCHIVIAZIONE OTTICA dei DOCUMENTI è una tecnica di gestione delle informazioni moderna ed efficiente che rivolge innovazione e vantaggi della soluzione informatica alla più antica delle strutture aziendali: il sistema documentale. L’archiviazione elettronica porta infatti indiscussi benefici alle aziende: riducendo i tempi delle attività caratterizzate da un basso valore aggiunto, riqualificando professionalmente le risorse umane impiegate nel processo di archiviazione e creando valore per l’azienda. I vantaggi di questa tecnologia sono evidenti: precisione, funzionalità, qualità, compressione dei tempi necessari alla ricerca dei documenti, migliore condivisione delle informazioni tra le persone, riduzione dell’archivio cartaceo nonché una straordinaria riduzione dei costi.
Or.2000 Service è in grado di offrire una soluzione completa ed affidabile per la realizzazione di un archivio elettronico legalmente valido seguendo le ultime normative e leggi in proposito. (D.L. n° 10 del 23/01/2002, DPR 445/2000, Deliberazione AIPA 42/2001). In collaborazione con Documentale Srl abbiamo realizzato un prodotto software in grado di riorganizzare e gestire una completa archiviazione documentale. Tramite la totale integrazione con il Vostro sistema gestionale aziendale, inoltre, vengono sfruttate al meglio tutte le potenzialità dell’archiviazione elettronica, permettendo all’operatore di archiviare i documenti direttamente al momento della loro creazione e grazie alla possibilità di Firma Digitale e Marcatura Temporale di procedere alla loro conservazione sostitutiva eliminando gli originali cartacei.
Docnet è un software che consente di scansionare i documenti cartacei (fatture, DDT, ecc..), di riconoscerne gli elementi significativi e di memorizarli, attraverso chiavi di ricerca. I documenti vengono trasformati in immagini digitali, files di tipo PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi scanner (preferibilmente con caricatore ADF oppure una macchina Digitale Multifunzione, per scansionare in pochissimo tempo grandi volumi di documenti).
I documenti già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software o ricevuti come allegati di e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali in maniera tale da essere velocemente rintracciati e riprodotti. I documenti, una volta acquisita la forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database di iDocEVO. In qualunque momento è possibile rintracciare i documenti e riprodurli (in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo fax attraverso un fax server installato nella rete di PC, come allegati a e-mail, ecc..). Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da archiviare, da utilizzare come chiavi di ricerca, vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione manuale, andando così a risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori.
La gestione del nuovo Modulo Barcode BCR consente l’archiviazione massiva di documenti di tipologie diverse senza bisogno di indicizzazione manuale rendendo, di fatto, l’archiviazione del ciclo passivo un’operazione totalmente automatizzata. In tal modo, ogni qualvolta si effettuerà una scansione di uno o più documenti questi saranno riconosciuti automaticamente, e i relativi dati significativi verranno prelevati e archiviati indicizzando istantaneamente i documenti stessi. iDocEVO è provvisto di una serie di tabelle che gestiscono il flusso dei documenti archiviati. Con la gestione di protezione dei documenti, è possibile stabilire i permessi di visualizzazione dei vari documenti, quale utente o quale gruppo di utenti sono abilitati a visualizzare e trattare determinati documenti riservati (ad es. è possibile impostare il sistema affichè le fatture dei fornitori possano essere maneggiate solo dall’ufficio amministrativo), nel rispetto della normativa sulla privacy. Il sistema contempla la funzione in virtù della quale vi è la possibilità di stabilire lo status dei documenti: questa operatività è molto utile qualora un documento abbia varie fasi, o passaggi, di approvazione (ad es. approvazione ufficio ordini, rifiuto ufficio tecnico).
iDocEVO, nella versione Web client, è fruibile anche a mezzo Internet. Questa opzione, che non necessita l’installazione di alcun programma sul PC, è particolarmente interessante per quelle aziende che, avendo sedi o filiali sperse ovunque nel mondo, sono messe nella condizione di poter condividere documenti previo accentramento degli stessi in un database presente su un Web server.
Con il modulo visualizzatore l’utente può ricercare e visualizzare (o stampare) documenti precedentemente archiviati da altri operatori (ad es. l’amministratore può rinvenire e visualizzare sul proprio PC i documenti archiviati dalla segretaria; il commercialista può consentire alle proprie aziende clienti di ricercare, visualizzare e riprodurre i documenti archiviati dallo studio durante l’anno, offrendo in tal modo un innovativo ed utile servizio alla propria clientela). Infine iDocEVO prevede, all’interno di un apposito modulo, la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza Informatica (impronta del documento)
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